POLITIQUE SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Optimum Général inc. apprécie de faire affaires avec vous et c'est pourquoi nous nous engageons à vous donner un excellent service à la clientèle. Une des composantes essentielles de notre service à la clientèle est d'assurer la protection de la vie privée de nos clients, que ce soit les postulants, les assurés, les ex-assurés, les requérants ou tout autre individu lié aux réclamations. Depuis le 1er janvier 2004, la protection fédérale de l'information personnelle et des documents électroniques (« PIPEDA ») s'applique aux opérations des compagnies d'assurance. Le statut balance le droit d'un individu à garder privé ses informations personnelles, avec la nécessité pour les compagnies de collecter, se servir ou divulguer des informations personnelles pour fins d'affaires légitimes. Notre engagement est de sauvegarder les droits à la vie privée définis dans PIPEDA ainsi que toutes les lois s'y appliquant.

Comment nous conformons nous aux principes de la vie privée de PIPEDA?

1. Responsabilité : La Compagnie est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s'assurer du respect par la Compagnie des principes de protection des renseignements personnels.
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par la Compagnie avant la collecte ou au moment de celle-ci.
3. Consentement : Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
4. Limitation de la collecte : La Compagnie ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.
5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
6. Exactitude : Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
7. Mesures de sécurité : Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
8. Transparence : La Compagnie doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.
9. Accès aux renseignements personnels : Sauf exception prévue dans la loi, la Compagnie doit informer toute personne qui en fait la demande par écrit de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Une personne doit également avoir la possibilité de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées.
10. Traitement des plaintes et des suggestions des clients : Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes désignées responsables de faire respecter la conformité au sein de la Compagnie.

Quelles informations recueillons-nous ?

Les informations demandées sont celles qui sont nécessaires afin de pouvoir vous fournir la protection requise et d'administrer toutes réclamations si il y a lieu. Ces informations peuvent inclurent :

Comment obtenir votre consentement?
Nous obtenons votre consentement (qui peut être écrit, oral ou sous-entendu) avant ou au moment de la demande d'informations, tel que permis ou requis par la loi.

Comment récoltons nous les informations personnelles?
La plupart des informations personnelles récoltées par Optimum Général sont fournies par les courtiers. Nous croyons faire affaires avec les courtiers les plus professionnels et respectés de l'industrie de l'assurance. En fournissant à votre courtier ou à nous les informations personnelles nécessaires, nous considérons que vous le faites en connaissance de cause, sachant que ces informations sont récoltées, utilisées ou divulguées pour des buts spécifiques.

Comment les informations sont-elles utilisées :
L'information personnelle est utilisée pour :

• Demande d'adhésion pour une assurance
  
• Établir et maintenir la communication avec vous
• Raisons de souscription
• Enquête et paiement de réclamations
• Découverte et prévention de fraudes
• Compiler les statistiques
• Respecter les demandes de réglementation et les autorités chargées de faire respecter la loi.
• Activités entreprises sous la législation fédérale, provinciale et territoriale
• Comptabilité - carte de crédit/numéro de compte bancaire pour régler la prime

Protéger votre vie privée

Vos informations personnelles sont gardées dans la plus stricte confidentialité. Nous maintenons une protection physique, électronique et procédurale afin de protéger vos informations contre des accès non autorisés. Seuls les employés qui nécessitent vos informations personnelles y ont accès afin de vous fournir les produits et les services adéquats. Les informations personnelles sont retenues aussi longtemps que nécessaires, ou pour fins d'exigences légales et règlementaires.

Exactitude

Optimum Général inc. s'engage à garder vos informations personnelles exactes, complètes et à jour, tout en se rappelant la raison de l'utilisation et les intérêts des individus.

Accès à l'information personnelle

Vous avez le droit de nous soumettre une demande écrite afin d'accéder à vos informations personnelles qui sont en notre possession et y faire des corrections. Cette demande doit être adressée à l'officier responsable de la vie privée à l'adresse mentionnée plus bas. Nous vous répondrons dans les 30 jours suivants, ou nous vous informerons si plus de temps est nécessaire pour vous répondre. Nous modifierons l'information personnelle qui sera inexacte ou incomplète.

Information additionnelle

Pour toute demande d'information additionnelle, accès à l'information personnelle ou plaintes au sujet de la façon qu'Optimum Général inc. a traité l'information personnelle devrait être référée à l'officier responsable de la vie privée d'Optimum Général comme suit :

Optimum Général inc.
147 McIntyre Street West, Suite 200, P.O. Box 1288
North Bay, ON P1B 8K5
À l'attention: Officier responsable de la vie privée

Téléphone : 1-800-461-6110
Fax : 1-705-476-8938
Courriel : privacyofficer@optimum-general.com

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